Digitale Verwaltungsprozesse entstehen selten an einem Ort. Beim Anerkennungsmanagement arbeiteten unterschiedliche Organisationseinheiten, rechtliche Rahmenbedingungen und technische Systeme zusammen.

Während das Anerkennungsportal für Studierende zusammen mit der Universität Wien gestaltet wurde, entwickelten wir innerhalb der TU Wien die interne Bearbeitungsplattform in TISS. Unsere Aufgabe war es, einen komplexen Prozess für Dekanate, Studienabteilungen und Studiendekan_innen verständlich, transparent und effizient abzubilden.

Bevor wir Lösungen entwickelten, wollten wir verstehen, wie Anerkennungsanträge tatsächlich bearbeitet werden. In Workshops mit den verschiedenen Fachbereichen analysierten wir bestehende Abläufe, identifizierten Pain Points und machten Verantwortlichkeiten sichtbar.

Durch Prozessmapping, User Flows und Service Blueprints entstand ein gemeinsames Verständnis des gesamten Anerkennungsprozesses – die Grundlage für alle weiteren Designentscheidungen.

Die Herausforderung bestand darin, die Anforderungen unterschiedlicher Nutzer_innengruppen in einem gemeinsamen Workflow zusammenzuführen. Statt einzelne Oberflächen zu optimieren, entwickelten wir klare Rollen, transparente Status und nachvollziehbare Übergaben zwischen den beteiligten Organisationseinheiten.

So entstand eine Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit unterstützt und den Bearbeitungsprozess strukturiert.

Das Projekt zeigt, dass gutes UX-Design weit über Interfaces hinausgeht. Durch nutzerzentrierte Workshops und iterative Entwicklung entstand eine Plattform, die Verwaltungsprozesse verständlicher macht, Medienbrüche reduziert und die Zusammenarbeit zwischen Dekanaten, Studienabteilung und Studiendekan nachhaltig verbessert.