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Neue(r) Mitarbeiter(in), neue Nebenstelle

Für die notwendigen Arbeitsschritte validieren Sie sich mittels TU-Passwort auf der Seite tiss.tuwien.ac.at und wählen dort TUphone in der linken Navigationsleiste!

Anfordern von neuen Rufnummern

Falls Nebenstellen mit bisher nicht verwendeten Rufnummern angelegt werden sollen, so müssen diese Rufnummern(bereiche) zuerst bei TU.it angefordert werden. In der Regel werden neue Rufnummern aus 6 Ziffern bestehen. Die Anforderung erfolgt im TISS über eine entsprechende Web-Maske unter dem Reiter Anträge. Nach Zuweisung der Nebenstellen durch TU.it erfolgt eine Bestätigung via E-Mail. Welche Rufnummern der OE zugeordnet sind und welche davon frei sind, ist im Reiter Rufnummern ersichtlich.

Anlegen von neuen Nebenstellen

Das Anlegen neuer Nebenstellen erfolgt im TISS im Reiter Übersicht ganz unten mit dem Knopf Neue Nebenstelle anlegen.

Nach Wahl kommt ein Menü, wo die gewünschte Art der Nebenstelle ausgewählt wird.

Für personenbezogene Nebenstellen muss ein VoIP Personenprofil erstellt werden. Bei Auswahl dieses Punktes erhält man dann eine Liste von Personen der Organisationseinheit die noch kein Telefon zugeordnet haben. Die entsprechende Person ist dort auszuwählen. Danach wird eine Nebenstelle angelegt, wobei automatisch eine institutsunabhängige Rufnummer der Form 74nnnn angeboten wird. Diese Nummer kann falls gewünscht auf eine freie Rufnummer des Instituts geändert werden.

Für funktionsbezogene Nebenstellen ist eine der Varianten unter der Überschrift VoIP Nebenstellen zu verwenden.

Danach können die Parameter wie unter Anpassen der Parameter für existierende Nebenstellen bearbeitet werden.

Damit eine neu angelegte Nebenstelle aktiviert wird, ist unbedingt in der Spalte aktiv? das Häkchen zu setzen!

Anpassen der Parameter für existierende Nebenstellen

Anpassungen können über den Reiter Übersicht vorgenommen werden. Sie können:

  • Als Inhaber kann eine Person der Organisationseinheit (bei personenbezogenen Nebenstellen) oder bei Funktionsnebenstellen die Organisationseinheit oder eine Raumnummer nach Raumdatenbank angegeben werden.
  • den Display-Namen anpassen. Vor den Displaynamen wird immer die Institutsnummer automatisch gesetzt.
  • die (maximale) Rufberechtigung anpassen (Default: TU-intern). Die aktuelle Rufberechtigung wird beim Aktivieren der Nebenstelle auf den Wert der maximalen Rufberechtigung gesetzt.
  • eventuell das Entgeltkonto anpassen (Default: Defaultkonto der OE).
  • einzelne Parameter der Nebenstelle nach Wahl des Icons (Einstellungen) noch anpassen:

    • Die Sprache am Telefon bzw. der Sprachboxbedienung
    • PIN-Code und Passwort
    • Es können weitere Profilverwalter (Personen an der Organisationseinheit) für diese Nebenstelle angegeben werden, die dann die gleichen Rechte zum Ändern der Einstellungen wie der Inhaber selber haben.
    • Die Mailadresse für die Weiterleitung von Sprachnachrichten (Voicemail/Mailbox)
    • Eventuelle Rufumleitungen bei Besetzt oder nach Zeit oder überhaupt aller Anrufe. Die Zielnebenstelle muss eine existierende Nebenstelle sein. Durch Klicken auf den Knopf „Voicebox“ in der jeweiligen Zeile kann man die Weiterleitung auf die Sprachbox aktivieren.
    • Sofern im Arbeitsplatzmodell erlaubt -  Aktivieren der Konfiguration für den Cisco Softphone Client und Anpassen der Konfiguration.
    • Fax-Gateway Flag setzen.
    • Sofern im Arbeitsplatzmodell (...Mobility...) erlaubt und eine dienstliches A1 Network Mobiltelefon dieser Person zugeordnet ist, kann das Parallelläuten am Mobiltelefon aktiviert werden.
    • Sofern im Arbeitsplatzmodell (...Mobility...) erlaubt Konfiguration und Aktivieren des Parallelläutens mit einen sonstigen (externen) Rufnummer (z.B. nicht-Diensthandy, hier fallen dann aber für die Organisationseinheit höhere Kosten an!)
    • Sofern im Arbeitsplatzmodell (...Mobility...) erlaubt Konfiguration und Aktivieren des Parallelläutens mit einem Skype-Softphone.

  • Sofern diese Nebenstelle mehrere Personen nutzen, so können diese Personen durch Anwählen des Editor-Knopfes rechts neben dem Inhaber eingetragen und auch wieder gelöscht werden.
  • Mit dem Editor-Knopf links neben der Person/Funktion kann die Zuordnung zu einer Person oder auf einen Raum (Funktionsnebenstellen) geändert werden.

Aktivieren einer Nebenstelle

Nachdem alle Parameter der Nebenstelle gesetzt sind, muss die Nebenstelle noch aktiviert werden, damit sie in der Telefonanlage programmiert ist. Dazu ist in der Übersicht bei der entsprechenden Nebenstelle in der Spalte Aktiv? auf  zu klicken. Damit wird die Nebenstelle programmiert (dauert einige Zeit). Nun sollte an dieser Stelle ein sein. Danach kann man mit dieser Nebenstelle (unter Angabe von Usernamen und PIN) auf einem Apparat Login machen.

Falls die Nebenstelle wieder deaktiviert werden soll (es können z. B. nicht alle Änderungen des Arbeitsplatzmodells bei aktiven Nebenstellen durchgeführt werden) so ist entsprechend auf zu klicken. Damit wird die Nebenstelle wieder aus der Telefonanlage gelöscht. Dabei geht auch der Inhalt einer eventuell vorhanden Sprachbox verloren! 

Anforderungen über den Reiter "Anträge"

Über den Reiter Anträge können verschiedene Anforderung an TU.it / Telefonadministration für Aktionen gestellt werden, die nicht vom Freigabeberechtigten selbstständig im TISS abgewickelt werden können.

Hardware (Telefon-Apparate) anfordern via "Anträge"

Im Reiter Anträge ist "Hardware (Telefon-Apparate) anfordern" auszuwählen:

Es müssen hier folgende Angaben gemacht werden:

  • Gewünschter Apparatetype (der Standardapparat hat die Bezeichnung 8961), außer wenn keiner mehr benötigt wird.
  • Raumnummer
  • An welcher Dose der Apparat angeschlossen werden soll. Diese Bezeichnung hat die Form TP-rmn-n wobei rmn in der Regel die Raumnummer ist und n eine laufende Nummer der Buchse (eine Dose hat zwei Buchsen mit zwei verschiedenen Bezeichnungen) im Raum.

Anforderung von speziellen Konfigurationen (Pickup-Gruppe, Hunt-Gruppe, Chef/Sek Konfiguration) via "Anträge"

Für spezielle Konfigurationen ist im Reiter Anträge die entsprechende Maske zu wählen. Dies sind insbesonderer Chef/Sek Konfiguration (inklusive Team-Konfiguration), Pickup-Gruppen einrichten bzw. löschen und Hunt-Gruppen einrichten bzw. löschen. Anbei das Maskenbeispiel für "Pickup-Gruppe anfordern":

oder "Pickup-Gruppe entfernen":

Teilnehmer zu bestehender Pickup-Gruppe zuordnen oder entfernen

Teilnehmer können zu bestehenden Pickup-Gruppen im TISS zugeordnet oder entfernt werden. Diese Funktion ist im Reiter Gruppen zu finden:

z. B. Teilnehmer zuordnen oder löschen aus Pickup-Gruppe:

Logged-Out Profil festlegen

Unter dem Reiter Endgeräte sind die Telefonapparate, die der Organisationseinheit zugeordnet sind, dargestellt. Wenn auf einem Apparat ein LogOut durchgeführt wird, so kommt der Apparat wieder in den "freien" Modus mit einer Rufnummer, die mit 799 beginnt und wo nur Hausgespräche möglich sind. Die Nebenstelle, die vorher dem Apparat zugeordnet war, hat jetzt keinen Apparat mehr und ankommende Gespräche gelangen zum Rufabfallziel (in der Regel Sprachbox, Sekretariat,..). Ein derartiges Logout geschieht auch, wenn man mit seinem Profil auf einem anderen Apparat ein Login macht.

Bei Apparaten, die einer fixen Person oder Funktion zugeordnet sind, ist es sinnvoll, das sogenannte Logged-Out Profil zu setzen. Damit wird automatisch nach dem Logout sofort die angegebene Nebenstelle wieder am Apparat aktiviert, d.h. die Tastenbelegung der Nebenstelle ist wieder am Apparat gegeben und Anrufe auf die Nebenstelle können am Apparat angenommen werden.

Zum Setzen des Logged-Out Profils wird bei dem entsprechenden Apparat (identifiziert durch die Rufnummer im Logged-Out Zustand oder durch die Seriennummer) in der Spalte "Logged-Out Nebenstelle" der Editor-Knopf betätigt. Dann erhält man eine Liste von Rufnummern (der Organisationseinheit) und kann die richtige Nebenstelle auswählen. Eine Nebenstelle kann nur auf einem Apparat als Logged-Out Profil definiert sein! Entsprechend kann auch ein Logged-Out Profil wieder entfernt werden.

Ein Logged-Out Profil kann, sofern nicht schon eines definiert ist, nach dem Login auch direkt am Apparat über (Einstellungen) und "Logged Out Profil setzen" festgelegt werden.