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Frequently Asked Questions Mail, Routing, Spam

FAQ Kategorie Mail

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Wieso verwandeln sich Lehrbeauftragte in Weit.Mitarb.?

Bei Personal, das im Rahmen eines Lehrauftrages für lediglich ein Semester aktiv ist, verwandelt sich der Personalstatus in einen zeitlich begrenzten Weit.Mitarb.-Status, damit die jeweilige Person sichtbar bleibt. Erst wenn der Lehrauftrag im übernächsten Semester nicht mehr verlängert werden sollte, scheint die Person dann nicht mehr auf. Bei einer erneuten Beauftragung geht der Eintrag wieder automatisch in den Personalstatus über und ein Adressmanager ist nicht mehr genötigt hier manuell einzugreifen.

Allerdings besteht für den Adressmanager natürlich weiterhin die übliche Einflussmöglichkeit, die Weit.Mitarb.-Rolle sofort ("Instituts-Zuordnung deaktivieren") auszublenden oder ein beliebig anderes Endedatum zu setzen.

Wieso enthält die Adresse die Zeichenkombination "//"?

Die Schreibweise mit "//" in der Adresse ist einen laut DIN 5008 für Österreich und Deutschland eine Richtlinie der jeweiligen Post. Weitere Details finden sich auch unter de.wikipedia.org/wiki/Postanschrift

 

 

 

Kategorie: Whitepages Eintrag
Was tun bei gleichnamigen Personen?

Die Personen erhalten eindeutige Mailadresse der Form vorname.nachname@tuwien.ac.at bzw. vorname.mittelteil.nachname@tuwien.ac.at zugewiesen. Der Mittelteil ist standardmäßig auf einen eventuell vorhandenen zweiten Nachnamen oder auf  die Bezeichnung Organisationseinheit (z.B. e183) gesetzt und kann in weitere Folge von der jeweiligen Person über die Änderungsmaske adaptiert werden. Siehe Mail-Adressierung.

Hinweis bei ei gleicher Org.Einh.:

Wir eine nichteindeutige Form der generischen Adresse verwendet, wie z.B. nachname+Exxx@tuwien.ac.at verwendet, kann es dennoch zu einer Kollision kommen. Diese Fälle können unter Umständen manuell mit Hilfe des ZID geklärt bzw. gelöst werden.

Kategorie: Mail, Whitepages Eintrag
Warum kommt eine Person in einer Organisationseinheit doppelt vor?

Hintergrund: In diesem Fall handelt es sich wahrscheinlich um einen Weit.Mitarb. (von einem Adressmanager eingetragen), der nun zusätzlich den Personalstatus an der TU Wien (Lehrauftrag, Tutor etc. von einer Personalabteilung zugewiesen) inne hat.
Diese beiden Einträge werden nicht automatisch zusammengeführt, wenn wie im Falle eines Weit.Mitarb. zu wenig hinreichende Merkmale vorhanden sind (Name, Titel sind zu wenig), um eine ziemlich sichere Übereinstimmung zu ergeben.

Behebung: Ein Adressmanager der Organisationseinheit sollte sämtliche Feldinhalte aus dem Weit.Mitarb. Eintrag in den Personal-Eintrag transferieren (sprich in der Quelle löschen) und beim Weit.Mitarb.-Eintrag "Mitgliedschaft nicht aktiv" anhaken, um diesen nun "leeren" Eintrag aus den White Pages auszublenden.
Im Personal-Eintrag ist das TU-Passwort neu zu setzen und der betroffenen Person mitzuteilen.
Endet die Personalzugehörigkeit, muss/kann diese Person von einem Adressmanager wieder manuell als Weit.Mitarb. reaktiviert werden. Kommt es erneut zu einem Dienstverhältnis und damit zu einem Personaleintrag, sollte die Zusammenführung aber nun automatisch funktionieren, da zusätzliche Informationen aus der ehemaligen Personal-Rolle beim Weit.Mitarb. in der ZID-Personendatenbank verblieben sind und somit ausreichende Merkmale vorhanden sind.
Wichtig: Sofern beim Weiteren Mitarbeiter bereits Accounts und Lizenzen zugeordnet sind, muss eine Zusammenführung auf Datenbankebene durchgeführt werden (dabei werden auch Accounts und Lizenzen berücksichtigt). Dies ist dem ZID zu melden, der diese Zusammenführung dann vornimmt.

Hinweis: Im Falle eines befristeten Dienstverhältnisses verschwindet der Personaleintrag zwar wieder, ist aber dann bei Bedarf wieder via Erinnerung durch die Personal-Änderungen-E-Mail als Weit.Mitarb. (Institutsseite -> Daten ändern -> neuer Mitarbeiter: NACHNAME, Selektierung des bereits vorhandenen Eintrags) aktivierbar.

Kategorie: Whitepages Eintrag
Wie kommt man noch zum Eintrag einer ausgeschiedenen Person oder kann diesen ändern?

Da gibt es eventuell mehrere Ansätze:

  1. Die Person kann sich über das Authentifizierungsportal einloggen und findet dort noch etwaige erbliebene Services und Einstellungen vor, die geändert werden können.
  2. Der ehemals für die Organisationseinheit der Person zuständige Adressmanager erhielt beim Ausscheiden der Person eine URL, die das Editieren des Eintrags möglicherweise noch gestattet.
    Die Nachricht sieht etwa wie folgt aus:

    Ausgeschiedenes Personal
    Laut Mitteilung der Zentralen Verwaltung sind folgende Personen aus dem
    Personalstand von Exxx ausgeschieden und daher nicht mehr im Adressbuch der
    TU Wien sichtbar. Sie können bei Bedarf vom Adressmanager durch einen
    Änderungszugriff als "Weitere Mitarbeiter" wieder aktiviert werden.
    TITEL VORNAME NACHNAME (https://tiss.tuwien.ac.at/personal/weitere_mitarbeiter/person_reaktivieren?oid=---)
    [..]
    ZID, Adressbuch Management
    DVR: 0005886

Ich habe als Student kein aktives ("nicht rückgemeldet") Studium mehr bzw. habe meine Personalzugehörigkeit beendet. Was passiert mit meiner Mailadresse?

Die Mailadresse @student.tuwien.ac.at bzw. @tuwien.ac.at bleibt ca. 12 Monate erhalten, wobei aber KEIN TISS-Adressbuch-Eintrag mehr ersichtlich ist.

Es gilt generell, dass über das TU Intranet-Portal die Weiterleitungsinformation änderbar ist.

Für ehem. Personal: Der Adressmanager des Institutes/der Abteilung erhält eine Benachrichtigung ( "Was sind E-Mail-Benachrichtigungen über Personaländerungen für Adressmanager?" in der Kategorie Ausscheiden) über ausgeschiedene Personen mit einer zugehörigen URI, womit der Adressmanager oder die betroffene Person selbst den Eintrag noch ändern kann.

Ein weiterer Ansatz wäre, eine ausgeschiedene Person zu reaktivieren und in einen Weiteren Mitarbeiter umzuwandeln, damit diese wieder im TISS-Adressbuch ersichtlich wird. Siehe Frage: "Ich habe als Adressmanager eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten, wo das Ausscheiden von Personen gemeldet wird. Was ist zu tun?" in der Kategorie Whitepages Ausscheiden
Achtung: Änderungen in der Mail-Weiterleitung wirken sich erst nach spätestens 10 Minuten im Mailsystem aus (in seltenen Fällen kann es auch länger dauern)!

Kategorie: Mail, Whitepages Eintrag
Wie definiere ich eine Instituts-Mailadresse der Art Exxx@tuwien.ac.at?

Dazu muss man lediglich im Eintrag der Organisationseinheit ein Attribut "Mail Zustelladressen" definieren. Sobald dort eine Weiterleitungsadresse eingetragen ist, wird automatisch die E-Mail-Adresse Exxx@tuwien.ac.at wirksam!

Kategorie: Mail, Whitepages Eintrag
Meine generische/allgemeine E-Mailadresse funktioniert nicht.

Mehrere Möglichkeiten: 

  1. Es gibt eine Namenskollision z.B. gleichnamige Personen an verschiedenen Org.Einh. verwenden vorname.nachnamen@tuwien.ac.at, führt zum Fehler
       Generic address not unique - resolve with whitepages.tuwien.ac.at

    Falls eine Person schon länger die Adresse in Verwendung hat, kann man dieser den Vorzug geben und somit die Kollision aufheben (Meldung an hostmaster@noc.tuwien.ac.at).
  2. Es wurde als Zustelladresse wiederum eine generische Form angegeben. Dies führt zu einer Zustellungsschleife (Mailloop), die in der Fehlermeldung "virtual user unknown" für den Absender resultiert.
    Die @tuwien.ac.at-Adresse muss entfernt werden, denn die Eintragung dient nicht nur der Beschreibung, sondern ist auch die wesentliche Information für das Mailrouting bzw. die Mailweiterleitung.

    Normalerweise erfolgt seit 27.1.2004 eine Warnung des Benutzers durch das Mailrouter Management des ZID, die an die "vorhergehende" Zustelladresse gerichtet ist.
  3. Die Änderung bzw. (Neu-)Eintragung der Zustelladresse(n) ist am Mailrouter noch nicht wirksam geworden. Diese sollte spätestens 10 Minuten nach Änderung am Mailrouter aktiv sein - kann aber unter eher seltenen Umständen auch länger dauern.
  4. Die Adresse VORNAME.NACHNAME+999@tuwien.ac.at funktioniert nicht, was daran liegen könnte, dass bei der Institutsnummer das voranzustellende "e" fehlt. Es muss also VORNAME.NACHNAME+E999@tuwien.ac.at heißen.
Kategorie: Mail, Whitepages Eintrag
Wie trage ich E-Mail-Adressen ein?

Im Feld "Mail Zustelladressen" des TISS-GUI können auch mehrere E-Mail-Adressen angegeben werden. Diese Adressen dienen im TISS-Adressbuch zum einen der Webdarstellung und zum anderen können diese auch für das Mailrouting der generischen E-Mail-Adresse der TU Wien (Vorname.Nachname@tuwien.ac.at bzw. eXXXXXXX@student.tuwien.ac.at) als Zieladresse verwendet werden.

Vgl. "Mailadressierung" bzw. "Generische Adresse vs. Zustelladresse"

Zu beachten ist bei der Eintragung daher Folgendes: 

  • Nur E-Mails vom Typ Zustelladresse werden für das Mailrouting verwendet - "Weitere Adressen" werden hingegen nur im Web angezeigt.
  • es darf niemals eine auf den gleichen Eintrag verweisende Form einer generische Adresse eingetragen sein (-> Mail-Loop!).

Kategorie: Mail, Whitepages Eintrag
Wie trage ich Web-Links/URLs/URIs ein?

Im Feld "Web" kann man in jeder Zeile ein URI (uniform resource indicator) eintragen, wobei diese überlicherweise mit "http://", "mailto:", "ftp://" o.ä. beginnen. Ist eine derartige URI- Markierung nicht vorhanden, wird automatisch bei der Darstellung ein "http://" vorangesetzt.

Ein interessanter Nebeneffekt der "mailto:-URI" ist, dass diese *nicht* ins Mailrouting einfließt, also einen rein deskriptiven Charakter hat!

Unmittelbar nach der URI-Angabe kann auch noch eine textuelle Beschreibung folgen (darf auch Leerzeichen enthalten), die dann als Link auf die angegebene URI dargestellt wird.

Eintrag von Homepages in die White Pages der TU Wien

Kategorie: Whitepages Eintrag
Wie kann ich die postalische Adresse (einer Organisationseinheit) ändern?

Die Hauptadresse (wenn das Institut auf mehrere Standorte verteilt sein sollte) einer Organisationseinheit kann durch Kontaktaufnahme mit Personaladministration (Zentrale Verwaltung) geändert werden.

Kategorie: Whitepages Eintrag
Raumcode wird bei Eingabe als unbekannt bemängelt

Vermutlich gibt es den Raumcode/Gebäudecode laut aktueller Raumliste (http://www.tuwien.ac.at/ud/raeume/gebaeude.html, siehe diverse Raumlisten unter http://www.tuwien.ac.at/ud/raeume/) des Liegenschaftsmanagements (Zentrale Verwaltung) nicht (mehr).
Bei Fragen dazu wenden Sie sich bitte an das Liegenschaftsmanagement der TU Wien.

Kategorie: Whitepages Eintrag
Wie kann ich die Raumnummer ändern?

Für Personen, Weitere Mitarbeiter ist die Änderung direkt im Änderungsformular (via Link "Daten ändern") möglich. Sofern nicht explizit angegeben, werden die Ortsdaten sonst aus der Telefonanlage (dort, wo sich der Apparatanschluss befindet) entnommen (falls ein Telefonanschluss der Person zugeordnet ist).

Bei Organisationseinheiten ist eine explizite Angabe des Raumcodes bzw. Gebäudecodes nicht möglich. Eine etwaige vorhandene Angabe leitet sich von einem dem Institut zugeordneten Telefonanschluss (siehe Telefonie) ab und besteht aus Gebäudecode + Stockwerksangabe.

Kategorie: Whitepages Eintrag
Wie lange bleibt die Weiterleitung der generischen Adresse erhalten?

Falls das Dienstverhältnis endet bzw. die Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit (als weit.Mitarb. durch einen Adressmanager) beendet wird, erlischt sofort die Sichtbarkeit (Darstellung) im TISS-Adressbuch.
Allerdings bleibt die E-Mail-Weiterleitung der generischen Adressen (aller Variationen, samt deren eMail-Optionen - sofern gesetzt -) zur zuletzt eingetragenen Weiterleitungsadresse noch genau ein Jahr erhalten.

In diesem Zeitraum kann man die Weiterleitung über das ZID-Authentifizierungsportal mit TU-Passwort erreichen, wobei eine Personen auf alle für sie noch verfügbare Services Zugriff hat.

Weiters hat ein Adressmanager der Organisationseinheit die Möglichkeit, eine solche Änderung im Auftrag einer Person durchzuführen (der Adressmanager bekommt im Falle von Personalaustritten einen entsprechenden Link für die jeweilige Person per E-Mail zugesandt!).

Wie kann ich als Student die Darstellung meiner persönlichen Daten dauerhaft unterdrücken?

Wenn im Sinne des Datenschutzgesetzes eine Unterdrückung der Darstellung in den Whitepages gewünscht wird, kann dies via E-Mail an help#zid.tuwien.ac.at gemeldet werden.

Siehe dazu auch die Empfehlung der ARGE Daten, http://www2.argedaten.at/php/cms_monitor.php?q=PUB-TEXT-ARGEDATEN&s=35049aac .
Das Mailrouting über die generischen Studentenadressen (@student.tuwien.ac.at) bleibt erhalten und kann auch ohne TISS-Adressbuch-Eintrag erreicht werden. Über das ZID-Authentifizierungsportal können mit TU-Passwort Personen auf für sie verfügbare Services zugreifen.

Kategorie: Whitepages Eintrag
Wie löscht man Weit.Mitarb. Einträge?

Als Adressmanager ist das Löschen, genau genommen, das Entfernen der Adressbuch-Sichtbarkeit durch Bearbeiten des entsprechenden Eintrages möglich. Einen Weit.Mitarb.-Eintrag kann man durch das Selektieren der Checkbox "Instituts-Zuordnung deaktivieren" aus dem Adressbuch ausblenden, wobei bei Bedarf etwaige Weiterleitungen im Feld "E-Mail" gelöscht werden sollten (damit in den Mailrouting-Informationen keine Mehrdeutigkeiten für die allgemeinen/generischen E-Mail-Adressen entstehen können). Der Eintrag wird dann automatisch nach 12 Monaten komplett aus der Datenbank entfernt.

Achtung: Folgende spezielle Einträge lassen sich nicht löschen: Es gibt Weit.Mitarb. Einträge, die Personal-Status haben und in die Verantwortlichkeit der Personaladministration fallen (und über diese entfernt werden müssen). Das sind ehemals von Adressmanagern angelegte Weit.Mitarb. Einträge, die aber per schriftlichem Ansuchen um Gleichstellung mit dem Personal in den Personalstand erhoben wurden. Hintergrund dafür war einst, dass nur so Weit.Mitarb. im mittlerweile nicht mehr aufgelegten, gedruckten Personenverzeichnis aufscheinen.

Wie reaktiviert man ausgeschiedenes Personal als weitere Mitarbeiter?

vgl. Frage "Wie erstellt man Weit.Mitarb. Einträge?"

in der FAQ Kategorie White Pages Einträge

Das Zuordnen einer Person als Weit.Mitarb. zu einer anderen Organisationseinheit funktioniert nicht: Es erscheint die Fehlermeldung "Aktives Personal kann nur vom ZID einem Institut als Mitarbeiter zugeordnet werden."

Ein aktives Personal kann nicht bei einer anderen Organisationseinheit als Weiterer Mitarbeiter hinzugefügt werden (z.B. um diese Person dort als Adressmanager eintragen zu lassen). Es erscheint dann die Meldung

 Aktives Personal kann nur vom ZID einem Institut als Mitarbeiter zugeordnet werden.

In einem solchen Fall ist bitte der ZID zu kontaktieren (per E-Mail an help@zid.tuwien.ac.at), wo Möglichkeit der Zuordnung freigeschaltet wird.

Wie erstellt man Weit.Mitarb. Einträge?

Als Adressmanager kann man Weitere Mitarbeiter in der dazugehörigen Organisationseinheit

  • neu anlegen
  • ausgeschiedenes Personal reaktivieren (z.B. Ausgeschiedene oder Lehrbeauftrage außerhalb der Beauftragungszeit)
  • nichtaktives Personal/Weit.Mitarb. einer anderen Organisationseinheit in der Organisationseinheit zusätzlich einbinden.

Über die TISS-Adressbuch-Seite der jeweiligen Organisationseinheit via Link "Daten ändern" kann ein Adressmanager am Ende der Seite den Knopf "Weiteren Mitarbeiter hinzufügen" das Hinzufügen der Person in Gang setzen. In den entsprechenden Schritten werden mit den erfassten Daten bereits bekannte Personen angeboten, die man hier unbedingt wählen sollte, damit eine physische Person nicht mehrfach im TISS vorkommt.

ACHTUNG: Speziell für die letzten beiden der oben genannten Fälle darf keinesfalls ein wirklich neuer Eintrag erstellt werden, wenn die Person bereits aktiv ist oder war, da sonst eine völlig verschiedene Instanz erzeugt wird, wo dann die Verbindung zu bisherigen Accounts, Software-Lizenzen, sonstigen Eintragungen (TU-Passwort) nicht mehr gegeben ist!

WICHTIG: Ein bereits aktives Personal kann nicht unmittelbar bei einer anderen Organisationseinheit als Weiterer Mitarbeiter hinzugefügt werden. Es erscheint die Meldung

 Aktives Personal kann nur vom ZID einem Institut als Mitarbeiter zugeordnet werden.

In einem solchen Fall ist bitte der ZID zu kontaktieren (per E-Mail an help@zid.tuwien.ac.at ).

Hinweise fürs "Neuanlegen":

  • Vornamen vollständig angeben (keine Kose- oder Kurzformen oder Initialen verwenden).
  • Beim Feld "weitere Telefone" keine TU-Nummer/Durchwahl angeben, statt dessen die gewünschte Durchwahl für die Person bei tuphone@zid.tuwien.ac.at melden und eintragen lassen. Weitere Telefone sollte lediglich TU-externe Nummern (Firmen Nummern) enthalten.
  • Im Feld "E-Mail" eine Zustelladresse (gültige E-Mail-Adresse) eintragen (Zustelladresse des Mailroutings sind jene, an die E-Mail der generischen Adressen weitergeleitet werden soll - keinesfalls eine (andere) Form der eigenen generischen Adresse angeben!).
  • Weitere Informationen können Sprechstunden, Arbeitsbeschreibung, Tätigkeitsbereich, persönliches Foto etc. aufnehmen (HTML-Tags möglich).
    Aber: keine Raumnummern angeben, dafür gibt es ein separates Feld!

FAQ Kategorie Spam-Blockierung, Mailoptionen

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