Verwaltung der Entgeltkonten

In der Telefonanlage werden sämtliche Nebenstellen zu sogenannten Telefonentgeltkonten zugeordnet. Auf diese Telefonentgeltkonten werden dann die Gesprächskosten in der Telefonanlage abgerechnet. Monatlich werden für die Strukturelemente (Organisationseinheiten) Statistiken je Entgeltkonto erstellt, die im TISS abrufbar sind. Quartalsweise werden dann die Kosten pro Entgeltkonto zusammengefasst und über die Quästur von den beim Entgeltkonto hinterlegten SAP-Konto abgebucht.

Für jedes Strukturelement  (jede Organisationseinheit) muss auch ein Default-Konto existieren. Dieses wird bei jenen Nebenstellen verwendet, bei denen das Entgeltkonto noch nicht festgelegt wurde, oder deren Entgeltkonto gesperrt wurde.

Bei Strukturelementen (Organisationen) mit Untereinheiten können die Entgeltkonto der Haupteinheit auch bei den Nebenstellen der Untereinheiten verwendet werden.

Für die notwendigen Arbeitsschritte validieren Sie sich mittels TUpasswort auf der Seite tiss.tuwien.ac.at, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster und wählen dort TUphone in der linken Navigationsleiste!

Unter dem Reiter Konten ist die Übersicht über die Telefonentgeltkonten der Organisationseinheit zu finden. In der Liste sind alle Konten mit der Nummer, der Bezeichnung und dem hinterlegtem SAP-Kontierungsobjekt zu finden. Das Default-Konto ist mit einem grünem Hakerl gekennzeichnet.

In der Spalte (Ent)sperren ist der Status eines Kontos sichtbar (Schlosssymbol). Hier kann auch direkt ein Konto gesperrt bzw. entsperrt werden (beim Default-Konto nicht möglich).

Mit dem Editierknopf kommt man zur Maske zum Ändern der Parameter eines Kontos.

Auf der Seite unten besteht die Möglichkeit ein neues Konto anzulegen.

Screen: Anleitung

Wenn ein neues Konto (z.B. für eine Arbeitsgruppe) angelegt werden soll, so sind folgende Parameter anzugeben:

  • Die Nummer des Kontos ist erforderlich. Sie setzt sich aus den ersten 3 Ziffern der Nummer des Strukturelements (der Organisationseinheit), gefolgt von 00 und von zwei weiteren Ziffern, die frei gewählt werden können, zusammen.
  • Bei jedem Konto muss, sofern es sich nicht um externe Organisationen handelt, ein gültiges (d.h. bebuchbares) SAP Kontierungsobjekt, d.h. eine Kostenstelle oder ein Innenauftrag des Strukturelements (der Organisationseinheit) angegeben werden. Von dieser Kostenstelle bzw. Innenauftrag werden quartalsweise die Telefongesprächskosten der Nebenstellen, die diesem Entgeltkonto zugeordnet sind, abgebucht.
  • Es kann ein Name des Kontos angegeben werden, um eine bessere Übersicht zu haben (z.B. Bezeichnung der Arbeitsgruppe). Diese Bezeichnung wird auch auf der Statistik bzw. Kostenmitteilung angeführt.
  • Ein ausführlichere Beschreibung kann angegeben werden.
  • Genau ein Konto eines Strukturelements (einer Organisationseinheit) muss als Standard-Konto definiert werden. Dieses wird bei neu angelegten Nebenstellen verwendet. Wenn ein Entgeltkonto gesperrt wird, werden auch alle Nebenstellen, die diesem Entgeltkonto zugeordnet waren, dem Standard-Konto zugeordnet.
  • Ein Konto kann auch gesperrt werden. Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt keine Gesprächsentgelte mehr auf dieses Konto abgerechnet werden (bisherige Gespräche bleiben aber drauf!). Das Standard-Konto kann nicht gesperrt werden.
Screen: Anleitung

Über den Editier-Knopf in der Übersicht kann die Maske zum Ändern der Daten eine Telefonentgeltkontos aufgerufen werden. Die Parameter sind im wesentlichen gleich wie beim neu Anlegen eines Kontos. Es ist zu beachten, dass beim Sperren eines Kontos automatisch alle Nebenstellen, die diesem Konto zugeordnet waren, sofort auf das Default-Konto des Strukturelements (der Organisationseinheit) zugewiesen werden.

Es ist zu beachten, dass sich Änderungen, wie z.B. das SAP Kontierungsobjekt, auch auf alle noch nicht erstellen Kostenmitteilungen bzw. Abbuchungen über die Quästur auswirken. Wenn es hier besondere zeitlich Randbedingungen gibt, kontaktieren Sie uns bitte um die Vorgangsweise abzusprechen.

Zusätzlich kann eine Ausnahmeadresse für das Entgeltkonto definiert werden. Diese Adresse wird auf den monatlichen Statistiken und den quartalsweisen Kostenmitteilungen in der Anschrift verwendet. Da aber die Statistiken und Kostenmitteilungen nur elektronisch über TISS bereitgestellt und nicht verschickt werden, macht dies nur bei externen Organisationen, die auf diese Adresse dann die Rechnung zugestellt bekommen, einen Sinn.

Screen: Anleitung

Wenn ein Telefonentgeltkonto aufgelassen werden soll, gibt es eine Reihe von Randbedingungen (ist schon alles abgerechnet, wie lange sollen die Statistiken und Kostenmitteilungen noch eingesehen werden können). Der einfachste Weg ist, das Entgeltkonto zu sperren.

Wenn Sie wirklich ein Telefonentgeltkonto löschen wollen, kontaktieren sie uns bitte via Mail unter help@it.tuwien.ac.at.

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