Anleitungen

Screenshots Outlook 2013

In Outlook haben Sie über die Schaltfläche Adressbuch jederzeit Zugriff:

 

Screenshot: Outlook Adressbuch Inhalt

egal ob Sie eine neue E-Mail verfassen oder aber - so wie es der folgende Screenshot darstellt - sich den Kalender eines anderen upTUdate-Teilnehmers ansehen möchten:

Screenshot: Kalender eines anderen upTUdate-Teilnehmers

Das TU-weite Adressbuch kann aber auch in verschiedene andere Mailclients integriert werden, z.B.:

Screenshots Thunderbird:

Screenshots für das Einfügen des upTUdate-Adressbuchs in Thunderbird 12.0.1:

Wählen Sie zuerst den Reiter "Adressbuch".

Screenshot: LDAP-Verzeichnis

Datei --> Neu --> LDAP-Verzeichnis

Konfigurationseinstellungen für LDAP Adressbuch

Treffen Sie die Konfigurationseinstellungen: Serveradresse: dc.intern.tuwien.ac.at, Basis-DN: ou=people,ou=tu,dc=intern,dc=tuwien,dc=ac,dc=at, Port-Nummer:636

Absetzen von Suchabfragen

Nun können Sie im neu erstellten LDAP-Adressbuch "upTUdate" Suchabfragen absetzen.

(Screenshots für Outlook 2013)

Öffnen Sie rechts oben das Adressbuch. Unter "All Address Lists" --> "TU Wien" können Sie nun jene Organisationseinheit auswählen, deren Mitglieder Sie in Ihrem Adressbuch aufgelistet haben möchten:

Adressbuch pro Organisationseinheit

Gewähltes Institut als Default-Adressliste angeben:

Um das Default-Adressbuch zu ändern, klicken Sie im Adressbuch bitte auf Extras --> Optionen.

Wählen Sie das gewünschte Institut als Default-Adressliste und bestätigen Sie mit OK.

Ändern des Default-Adressbuchs

Über den Link upTUdate, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster in TISS (Reiter Organisation, Abschnitt Adressbuch) können Sie sich die Berechtigungsgruppen anzeigen lassen, in denen Sie Mitglied sind, bzw. falls Sie Adressmanager sind, werden auch jene angezeigt, die Sie administrieren können.

Über den Link upTUdate, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster in TISS (Reiter Organisation, Abschnitt Adressbuch) können Sie, falls Sie Adressmanager sind, auch Berechtigungsgruppen anlegen bzw. vorhandene administrieren:

Eine neue Gruppe anlegen und Mitarbeiter hinzufügen

Screenshot: Anlegen einer Berechtigungsgruppe in upTUdate

Geben Sie einen Namen für die Gruppe und eine Kurzbeschreibung an. Der Gruppenname enthält automatisch als Praefix die Kurzbezeichnung der ausgewählten Organisationseinheit, im Beispiel E020D.

Screenshot: Hinzufügen von Mitarbeitern zur Berechtigungsgruppe

Aus Ihrer Organisationseinheit können Sie neue Mitglieder hinzufügen.

Screenshot: Suche nach Personen aus anderen Organisationseinheiten

Suchen Sie nach Personen aus anderen Organisationseinheiten.

Screenshot: Hinzufügen von Personen

Fügen Sie die Person zu Ihrer Gruppe hinzu.

Screenshot: Anzeige aller Mitglieder Ihrer Gruppe

Alle Mitglieder Ihrer Gruppe werden angezeigt.

Mitglieder einer Gruppe ändern, Gruppe löschen

Über die Symbole bzw. können Sie die Mitglieder Ihrer Gruppe editieren, die Beschreibung der Gruppe verändern bzw. sie löschen:

Screenshot: Ändern von Mitgliedern oder Löschen der Gruppe

Mitglieder ändern oder Gruppe löschen.

Alle Screenshots für Outlook 2013.

Kalenderfreigabe: Zugriffsrechte anderer auf den eigenen Kalender konfigurieren

Die Screenshots zeigen, wie man anderen upTUdate-Teilnehmern mehr oder weniger Einsicht in den eigenen Kalender gewähren kann.

In diesem Beispiel konfiguriert Paula Proband die Zugriffsrechte ihres Kollegen Toni Tester auf ihren Kalender.

Im Reiter "Datei" ist "Optionen" zu wählen, dort "Kalender".

Nun kann man die "Berechtigungen für die Anzeige von Frei/Gebucht-Informationen ändern":

Screenshot: Berechtigungen für die Anzeige von Frei/Gebucht-Informationen ändern
Screenshot: Benutzer hinzufügen
Screenshot: Festlegen der Berechtigungsstufe

Damit hat der upTUdate-Teilnehmer Toni Tester die Berechtigung, in die Termine ( inkl. Betreff und Ort) von Paula Proband Einsicht zu nehmen.

Freigegebenen Kalender öffnen

Die Screenshots zeigen, wie man auf den Kalender eines anderen upTUdate-Teilnehmers zugreifen kann.
In diesem Beispiel greift nun Toni Tester auf den Kalender von Paula Proband zu, die im obigen Beispiel die Berechtigungsstufe für ihn gesetzt hat:

Screenshot: Freigegebenen Kalender öffnen
Screenshot: Namen auswählen
Screenshot: Ansicht des freigegebenen Kalenders

Toni Tester sieht nun von den Terminen von Paula Proband Betreff und Ort, nicht aber von den privaten Terminen!

Kalender für eine Gruppe freigeben

Die Screenshots zeigen, wie man seinen Kalender für eine Gruppe (z. B. eine upTUdate-Berechtigungsgruppe oder eine Organisationsgruppe) freigeben kann.

In diesem Beispiel gibt Toni Tester seinen Kalender für die Gruppe E020.upTUdate frei.

Screenshot: Kalender für eine Gruppe freigeben
Screenshot: Adressbuch öffnen
Screenshot: Gruppe auswählen
Screenshot: Senden der Freigabeeinladung

Alle Mitglieder der Gruppe E020.upTUdate erhalten nun eine E-Mail mit der Einladung, den Kalender von Toni Tester zu öffnen.

Bitte beachten Sie:
Wenn Sie Ihren Kalender für eine upTUdate-Berechtigungsgruppe oder eine Organisationsgruppe freigeben, so erhalten zwar alle Mitglieder der Gruppe eine Mitteilung, aber natürlich können nur diejenigen Mitglieder, die eine aktivierte upTUdate-Mailbox haben, tatsächlich auf den Kalender zugreifen.

Sichtbarkeit von privaten Terminen

Bitte beachten Sie, dass das Markieren von Terminen als "Privat" (Symbol: Vorhängeschloss) NICHT garantiert, dass die Details des Termins unter keinen Umständen von anderen angesehen werden können!

Dies ist nur für MS Outlook Clients gewährleistet. In anderen Client-Programmen könnten die privaten Details dennoch sichtbar werden.

Als Alternative können Sie die privaten Termine in einen eigenen, zweiten Kalender eintragen, den Sie nicht freigegeben. Ist die private Abwesenheit auch dienstlich relevant, so können Sie dies durch die zusätzliche Eintragung eines Termins mit neutraler Bezeichnung (z.B. "Privater Termin") in den dienstlichen Kalender bekannt geben. Die beiden Kalender können in MS Outlook gleichzeitig nebeneinander, oder - noch übersichtlicher - auch überlappend angezeigt werden. Auch einige Clients für mobile Geräte haben diese Fähigkeit.

Eine weitere Alternative besteht darin, dass Sie die Zugriffsrechte generell nur auf "Frei/Gebucht" (jedenfalls nicht "Alle Details") setzen.

(Die beschriebene Eigenheit ist der Fa. Microsoft bekannt und kann von TU.it nicht geändert werden ...)    

Exchange-Cache-Modus: Vorsicht Falle!

Als Falle hat sich die Option "Freigegebene Ordner herunterladen" erwiesen!

In den Kontoeinstellungen (Outlook 2013) kann im Reiter "Erweitert" die Option "Freigegebene Ordner herunterladen" angekreuzt werden.

Dies hat zur Folge, dass man vermeintlich Einträge/Änderungen bei Ordnern (für die man z. B. Lese-, aber nicht Schreibberechtigung hat) gewisse Änderungen/Einträge vornehmen kann, OHNE (!) eine Fehlermeldung zu erhalten, die beim nächsten Refresh aber wieder rückgängig gemacht werden!

vgl.

http://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/exchangesvrclientslegacy/thread/e5aca3ee-85b5-4820-9b7f-f01b7eeec92f/, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

Screenshot: Freigegebene Ordner herunterladen

Integration des Kalenders in Mozilla Thunderbird

Für die Nutzung des upTUdate-Kalenders in Mozilla Thunderbird werden zwei Erweiterungen (Add-Ons) benötigt: Lightning und Exchange EWS Provider. Das in neueren Thunderbird-Versionen integrierte Lightning erweitert Thunderbird um eine Kalender-Funktion. Der Exchange EWS Provider, welcher weder in Thunderbird integriert ist noch über die Add-On-Suche gefunden werden kann, bietet die Schnittstelle zum Exchange- Kalender.

Mit Hilfe des Abwesenheitsassistenten unter Outlook sowie unter Outlook Web Access können Sie konfigurieren, dass während Ihrer Abwesenheit jede E-Mail automatisch mit einem von Ihnen bereitgestellten Text beantwortet wird.

Einrichtung in Outlook

Alle Screenshots für Outlook 2013!

Wählen Sie Datei --> Informationen --> Automatische Antworten.

Screenshot: Automatische Antworten
Screenshot: Regeln festlegen
Screenshot: Regeln bearbeiten

Sie können Regeln erstellen, welche Absender eine Antwort erhalten sollen, die erhaltenen E-Mails ev. in einen Ordner kopieren, verschieben oder weiterleiten...

Einrichtung in Outlook Web Access

Klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad.

Screenshot: Automatische Antworten festlegen
Screenshot: Eingeben des gewünschten Antworttextes

Geben Sie Ihren gewünschten Antworttext ein.

Bitte beachten Sie, dass E-Mails, die der Exchange Server selbst erzeugt (z. B. Abwesenheitsmeldungen oder Meldungen bzgl. Nichtzustellbarkeit) trotz eingerichteter Weiterleitung leider NICHT weitergeleitet werden. Es handelt sich um einen von Microsoft bisher nicht behobenen Fehler.

Screenshots für Outlook 2013

Wählen Sie "Datei" --> "Informationen" --> "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".

Screenshot: Regeln und Benachrichtigungen verwalten

"Regeln und Benachrichtigungen verwalten" auswählen.

Screenshot: Neue Regel auswählen
Screenshot: Regeln auf von mir empfangene Nachrichten anwenden

Klick auf "Regeln auf von mir empfangene Nachrichten anwenden".

Screenshot: Eventuell gewünschte Bedingungen auswählen

Eventuell Ihre gewünschten Bedingungen auswählen.

Screenshot: Auswählen, was mit den Nachrichten passieren soll

Auswählen, was mit den Nachrichten passieren soll --> "diese umleiten an eine Person..."

Screenshot: Im Adressbuch die Person auswählen, an die die Weiterleitung stattfinden soll

Im Adressbuch die Person auswählen, an die die Weiterleitung stattfinden soll (oder für die Weiterleitung an eine Institutsmailadresse diese einfach eintragen)

Screenshot: Bestätigen und Ausnahmen überspringen

Bestätigen und Ausnahmen überspringen

Screenshot: Regel aktivieren
Screenshot: Abschluss der Weiterleitung

Die Einrichtung einer Weiterleitung ist damit abgeschlossen.

Screenshots für Outlook Web Access

 

Screenshot: Optionen wählen

OWA öffnen und rechts oben auf das Zahnrad klicken und "Optionen" auswählen;

Screenshot: Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen

"E-Mail organisieren" -> "Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen"

Screenshot: Neue Posteingangsregel

Als "Neue Posteingangsregel" "Wurde empfangen von" auswählen;

Screenshot: Namen auswählen

aus dem Adressbuch den Namen wählen;

Screenshot: Ziel der Weiterleitung eintragen

das Ziel der Weiterleitung eintragen (z.B. eine E-Mailadresse auf einem Institutsmailserver);

Screenshot: Speichern der neuen Regel
Screenshot: Anzeige der neuen Regel

Die neue Regel wird angezeigt.

Nachrichten automatisch in einen SPAM-Ordner verschieben

Mit Hilfe einer Regel, die die Bedingungen konkret festlegt, können Sie mit SPAM gekennzeichnete Nachrichten automatisch in Ihren SPAM-Ordner verschieben:

Die Screenshots sind mit Outlook 2013 erstellt; in Outlook 2010 ist die Handhabung jedoch analog dazu.

Screenshot: Regel erstellen

Klicken Sie auf "Regel erstellen".

Screenshot: Erweiterte Optionen

Klicken Sie auf "Erweiterte Optionen".

Screenshot: Festlegen von Bedingungen

Nachdem Sie sich beispielsweise für die Bedingung "mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf" entscheiden haben, klicken Sie im unteren Feld auf "bestimmte Wörter".

Screenshot: Zu suchenden Text eingeben

Geben Sie den Ausdruck ein, nach dem im Nachrichtenkopf gesucht werden soll und wählen Sie "Hinzufügen".

Screenshot: Bestätigung des Textes

ok.

Screenshot: Regel-Assistent

weiter.

Screenshot: Regel-Assistent: Aktion wählen

Wählen Sie, was mit der Nachricht passieren soll, beispielsweise "diese in den Ordner Zielordner verschieben". Dann klicken Sie im unteren Feld auf "Zielordner".

Screenshot: Zielordner wählen

Zielordner auswählen und auf OK klicken.

Screenshot: Weitere Ausnahmen festlegen oder Fertigstellen

klicken Sie auf "Weiter" (z. B. um Ausnahmen festzulegen) oder auf "Fertigstellen".

Daten löschen bei Verlust eines mobilen Geräts

Wenn Sie Ihr Smartphone  mit Ihrem upTUdate Account synchronisieren, so haben Sie die Möglichkeit, bei Verlust des mobilen Geräts, über das Outlook Webinterface, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster (OWA) alle Informationen von dem Gerät zu löschen.

Vorsicht: Bei Entfernen Ihres mobilen Geräts aus dieser Liste erfolgt ein Factory Reset und zusätzlich noch ein Löschen Ihrer SD-Karte!

Screenshot: Optionen auswählen

"Einstellungen" > Optionen

Screenshot: Gerät zurücksetzen

Gerät zurücksetzen

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Hotline 01 588 01 42002

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1040 Wien, Operngasse 11, EG

Das Service Center ist MO-FR (werktags) von 8:00 bis 16:00 Uhr digital erreichbar und wird zusätzlich von 8:00 bis 12:00 Uhr (werktags) persönlich vor Ort tätig sein.

Sicherheits- und Schutzmaßnahmen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster