Verwendung und Konfiguration

Das eigentliche Filtern oder Löschen von Spam-Mails kann zum einen dezentral bei der/dem Empfänger_in erfolgen (z.B. das Realisieren von Positiv-Listen, Ausnahmen, Löschen, Separieren). Diese/r kann ihre/seine Mailsoftware, sei es am Mailserver des Instituts oder im Mailclient durch entsprechende Filterfunktionen darauf ausrichten. 
Zum anderen hat man mittels benutzer_innenspezifischer Mailoptionen die Möglichkeit gleich zentral auf den Mailservern Mails abzuweisen oder zu löschen.

Speziell Outlook (Express) Benutzer_innen sind hier auf die Änderung im Subject-Header angewiesen, da sich dort nur ein Subject-Filter definieren lässt. Damit beschränkt sich dort auch die Spam-Erkennung auf den vorgegebenen LIMIT-Wert von 6,0. Die meisten anderen Produkte können sich flexibel am numerischen oder grafischen Score-Wert orientieren und damit selbst die Grenze festlegen, wonach eine Mail aus der Sicht verschwinden soll.

An dieser Stelle sei auf die Dokumentation der entspr. Mailprogramme hingewiesen bzw. den gegebenenfalls vorhandenen Campussoftware-Support oder auf einschlägige Foren im Usenet und WWW. Ausgangspunkte für entsprechende Hinweise finden sich unter Referenzen -> Mailfilter-Software.

Zur Verhinderung, dass die eigene Mail bei der/dem Empfänger_in als Spam-Mail eingestuft wird, bzw. um zu erreichen, dass die Mail im ordentlichen Zustand und für alle lesbar erscheint, beachte man einige Grundregeln:

  • Carriage-Returns (^M) Steuerzeichen vermeiden: 
    Das unter Windows sehr gerne betriebene Cut&Paste von Textteilen in einer Mail bewirkt das Einschleusen von überflüssigen Carriage-Return-Zeichen (^M), die negativ bewertet werden.
  • Überlange Zeilen vermeiden (kein automatischer Umbruch): 
    Grafisch orientierte Mailprogramme mit automatischer Umbruchsfunktion (optisch) führen zu extrem langen Zeilen. Auch das wird negativ bewertet.
  • Nur HTML-formatierte Mails vermeiden: 
    Nur HTML-formatierte Mails (manchmal auch als Rich-Text Format deklariert) sind ein starkes Kriterium für Spam und sollten grundsätzlich vermieden werden. Nur-text bzw. Alternate-(text+HTML) formatierten Nachrichten ist hier der Vorzug zu geben.
  • Leere oder nur groß geschriebene Betreffzeilen vermeiden: 
    Die Unart, leere Betreffzeilen zuzulassen bzw. übermäßige Punktuationszeichen wie "!", "?" etc. sowie Ziffern und Sonderzeichen ("$") im Betreff wie auch in der Nachricht selbst, disqualifizieren eine Mail beträchtlich.
  • Gesperrt geschriebene Wörter in der Nachricht vermeiden: 
    Zwecks Hervorhebung einzelner Wörter oder Phrasen ist eine Gesperrtschreibung wie z.B. I N S T I T U T  oder W-I-C-H-T-I-G zu vermeiden!
    Gangbar in diesem Kontext ist die Verwendung folgender Auszeichnungsvarianten: *INSTITUT* oder _WICHTIG_
  • Die Priorität einer Mail niemals auf "hoch" stellen: 
    Header Einträge wie 'X-Priority', 'X-Msmail- Priority' und "Importance:" etc. sind - noch dazu in Anhäufung - eine Spammer_innen-übliche Technik Aufmerksamkeit zu erreichen, was in gegenwärtigen Zeiten das absolute Gegenteil bewirkt.
  • In der Empfänger_innenadressliste sollte die/der Absender_in nicht aufscheinen 
    Diese oftmals von Spams verwendete Verschleierungstechnik des wirklichen Absendenden geht nach hinten los, wenn man sich als Absendender eines Rundschreibens selbst als Empfänger_in (auch Cc:) angibt. Wenn man nur eine Kontrolle der Aussendung haben möchte, dann sollte man die Absender_innenadresse nur im Bcc: Feld angeben.
  • Verfängliche HTML-Links und Schlüsselwörter bzw. Phrasen vermeiden: 
    Eventuell sind TU spezifische Regeln Auslöser für eine zu harte Klassifizierung. Ein Blick in die TU Wien spezifischen Spam-Markierungsregeln könnte hier Aufschluss bringen.

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